Personalejournal - regnskabsorganisering og regler for registrering af obligatoriske dokumenter

Den generelle definition siger, at personaleoptagelse er en proces med papirarbejde, papirarbejde for personalet.Denneemnet er relevant for både individuelle iværksættere og juridiske enheder.Dokumentation har strenge juridiske regler, og de beskrevne regler skal tages i betragtning af alle chefer, personaleafdelinger i virksomhederne.Ved hjælp af menneskelige ressourcer vil ledelsen være i stand til at optimere processen med personalestyring, til at tilpasse hvert teams arbejde for at forenkle rapporteringsproceduren.

Hvad er personalejournal?

Grundlæggende om personaleopbevaring inkluderer hele processen med papirfoldning, udfyldning af dem, rapportering om personale, der arbejder i virksomheden.Hver udgave har juridisk gyldighed, inklusive dem, der er baseret på medarbejderens erklæring.Personaleafdelingen beskæftiger sig ofte med personaleproduktion, hvis funktioner er følgende personalearbejde:

• lønningsliste;
• registrering af ferie, sygefravær;
• registrering af certifikater.

Mål og målsætninger

Opgaver og mål for denne HR-afdeling:

Retsforskrifter

) Personale styres af en række normative love, ordrer og et sæt regionale eller statslige regler.Manglende overholdelse af lovgivningsmæssige krav er en overtrædelse.De vigtigste normative handlinger for personaleproduktion:

• angiver regulering af ansættelsesregistret (2003);
• reglerne for registre og registre fra 2009;
• det føderale medarbejdervejledningsdokument;
• generelle krav, som er godkendt ved ministeriets ordre.

Virksomhedens juridiske rammer

Hver virksomhed bruger et antal dokumenter, der regulerer arbejdskraft for alt personale.Flytning af dokumenter og forberedelse heraf udføres i henhold til instruktionerne, de lovgivningsmæssige rammer beskrevet ovenfor.Virksomhedens retsgrundlag er opdelt i fem nøglekategorier, der styres af virksomhedens interne regler:

• virksomheds charter;
• arbejdsrutine;
• regler om beskyttelse af personoplysninger;
• arbejdsbeskyttelse (reguleret af et føderalt arkivdekret);
• bemandingsplan (og bemandingsdokumenter).

Personalets arbejdsgang i organisationen

Virksomhedernes ensartede regnskabssystemer er opdelt i tre hovedkategorier, herunder interne regler, bemanding, reglerom løn.Den første kategori inkluderer omsætning af papirer på ferieplaner, udfyldning af dokumenterne på arbejdsplanen.Andet afsnit er mere globalt og indeholder bestemmelser til udarbejdelse af kontrakter og regnskabspraksis.Lønreguleringen regulerer alle spørgsmål vedrørende betaling af løn, bonus, sygefravær, efterløn og efterløn.

T-3-bemandingsplan

T-3-bemanding er den eneste type papir, der beskriver hele bemandingsstrukturen i en virksomhed eller virksomhed.Graferne indeholder navn, placering, enhed, hvor det tælles.I henhold til de normative og lovgivningsmæssige normer er der foreskrevet en specialist's løn.Enhver ændring i godkendelsesprocessen skal registreres i regnskab i denne T3-form.Påfyldningsinstruktionerne indeholder altid anbefalinger til hver kolonne.Dokumentet indeholder 5 informationspunkter.

Arbejdsplan

Arbejdsplan er et dokument, der bekræfter specialistens dagsorden.Dokumentstyring regulerer skemaet for hovedet.Det inkluderer genstande om behovet for inspektion i henhold til gældende lovgivning, om frokost og pauser, om rapportering.I nogle virksomheder kræver kontorist en rapport hver uge eller måned (dokumentet bekræftes nødvendigvis af medarbejderens og kontoristens underskrifter efter kontrollen).Planen og tidsplanen for planen udformes for den fremtidige arbejdsperiode.Arbejdstiden for medarbejderne holdes.

Arbejdsaftale

En ansættelsesaftale er et civilretligt dokument udarbejdet mellem en potentiel medarbejder og en arbejdsgiver.Typiske formularer til denne type dokumenter leveres ikke, og aftalen udfyldes i en vilkårlig form, der angiver kvalifikation (stilling) og arbejdsperiode.Der er også det krævede resultat.Ifølge loven ligner denne type dokumenter meget som et kontraktdokument, da det foreskriver slutresultatet af arbejdet, ikke dets struktur.For afskedigelse af medarbejdere er det kun nødvendigt at afslutte inden kontraktens udløb.

Personaleordrer

Ansættelse af medarbejdere i stillingen, rekruttering af specialister til arbejde udføres af personaleordrer.Denne type dokumenter foreskriver udnævnelse af personale til stillingen og anden flytning af specialister på tværs af afdelinger.Medarbejdere og ledelse er involveret i udviklingen af ​​instruktioner og ordrer.Virksomhedens ledere /administratorer træffer lokale beslutninger.Ordrer har en enkelt form, det er fastlagt af de lovgivningsmæssige rammer.Papirerne skal opbevares i regnskabsafdelingen eller i personaleafdelingen i op til fem år eller mere (afhængigt af ordretypen).

Jobbeskrivelser

Jobbeskrivelser er et dokument, der foreskriver parternes ansvar (medarbejder og arbejdsgiver), og indeholder oplysninger om instruktionerne og ansvaret for den særlige ansatte specialistlæg dem.De bekræftes af organisationens segl og underskrivelsen af ​​den ansvarlige person.Tre eksemplarer kræves for at udfylde dette dokument.Man bliver ipersonaleafdelingen, den anden af ​​eksekutoren og den tredje af manageren eller administratoren af ​​den bestemte afdeling.Formålet med denne ordre er at optimere personaleprocesserne i virksomheden.

Sådan organiseres optegnelser i rekrutteringstjenesten

Korrekt journalføring kræver et højt ansvar.Medarbejderne skal overvåges for at underskrifter er gyldige.Du kan overdrage opbevaring af arbejdsbøger og andre dokumenter på personalet til outsourcingfirmaer.Personaleopgaver:

• for at formulere arbejdsplan, regnskabsregistre vedrørende ferier;
• udarbejde dokumenter til arbejdsbeskyttelse (krævet af offentlige myndigheder);
• udarbejde og udstede ordrer;
• beregne lønninger og kontrollerer betalingen af ​​bonusser.

Staffing Service

Bemandet udføres, når al bemanning og registrering kun udføres af fuldtidsansatte.Denne papirform er relevant for virksomheder og virksomheder med 20-30 ansatte.Statlige standarder kræver streng overholdelse af formen af ​​alle ordrer og andre krav, ellers kan en juridisk enhed få en bøde.Inden for tjenester, hvor der er op til 30 personer pr. Juridisk enhed, er det mere rentabelt at bruge outsourcingvirksomheders tjenester.

Inddragelse af specialister fra outsourcingvirksomhed i personalearbejde

Involveringinformation eller dokumentarvidenskab.

Medarbejdernes rettigheder og pligter

Sådanne embedsmænds første forpligtelse er at kende de juridiske rammer og overholde de fastlagte regnskabsregler.Ovenfor er artiklerne, føderale love, som skal overholdes, når der føres personalejournaler.Medarbejderen har ret til at modtage oplysninger fra medarbejdere, se personlige mapper, se regnskabsbogen (løn).Fagfolkets beføjelser i denne profil inkluderer underskrivelse, samarbejde med arbejdsgivere for at forbedre personalets præstationer.

Registrering af personale

Personalepræsentation i dag er både skriftlig og digital.Dokumentationen er underskrevet af personligt autoriseret personale.Dokumentation bruger tilstandsstandarder, der forener alle skabeloner og formularer.Standarder GOST R 6.30-2003 og GOST R 7.0.8-2013 skal overholdes.Vigtige papirer opbevares i specielle mapper eller metal pengeskabe.Afhængig af virksomhedens omfang og omfang skal fagfolk overholde forskellige krav til rapporteringshyppigheden.

Søgning og registrering af personale

Først inden registrering af medarbejdere er det nødvendigt at finde specialiseret personale, der opfylder de strenge kriterier (specifik for arbejdet).For at gøre dette skal du bruge specialiserede kontorer, agenturer, jobsøgningssider, jobudvekslinger eller private annoncer i aviser, i medierne, på websteder.Derefter udarbejdes obligatoriske personaldokumenter, registrering foretages, arbejdskontrakt eller kontrakt underskrives.

Rekrutteringsfaser

Procedurerne for ansøgning om et job starter med indsendelse af data om ansøgeren til arbejde i en særlig tidsskrift.Regnskabsplader registrerer oplysninger om erfaring, arbejdserfaring, tidligere besatte positioner.Efter godkendelse foretages en ordre om udnævnelse af en person til en bestemt stilling.Den sidste fase er dannelsen af ​​en personlig mappe, sagen i virksomheden, afdelingen.Kontrakten indeholder oplysninger om opgaver og løn i en ansættelsesposition.

Personalkort og medarbejderidentitetsdannelse

Typer af personaldokumenter inkluderer et medarbejder-ID-kort.Det indeholder alle oplysninger om ægteskabelig status, navn, indsætter billedet, stave fødselsdato.Alt dette gøres af arbejdsgivere for at danne en datapakke for hvert medlem af virksomheden.I henhold til loven kan disse data ikke overføres til tredjepart.Mapper, skabe eller endda metalbokse bruges til personlig forretning (afhængigt af udstyrets niveau på virksomhedens kontor).

Personalejournaler

Trykt papir hjælper med at strømline rapportering, strømline dokumentflowet.Dokumentation i form af bogføringstidsskrifter inkluderer følgende:

• til kontrol med dokumenter leveret til virksomheder eller virksomheder;
• om tidskontrol,perioder med forretningsrejser;
• om kontrol med eventuelle noter, erklæringer;
• poster om vedligeholdelse af ansættelsesregistre.

Opbevaring af arbejdsbøger

Personalejournaler forpligter specialister til at føre journal over arbejdsbøger.Alle poster føres, hvis personen officielt er registreret hos virksomheden.Den ansattes ansættelsesrekord udstedes ved afskedigelse.Denne dokumentation registrerer alle ændringer i positionen, priser.Personaleuddannelse fra bunden inkluderer obligatoriske punkter vedrørende rigtigheden af ​​udformningen af ​​ansættelsesregistre.Eventuelle fejl rettes af medarbejderne.Når de identificeres, kan eksperter sigtes for administrativ misforhold.

Systematisering og opbevaring af dokumenter

Der blev oprettet separate lovgivningsregler til revision og opbevaring af dokumenter.Det er vigtigt at henvise til artikel 17 i den føderale lov om arkivering.Det foreskriver behovet for, at ledelse af virksomheder og virksomheder skal sørge for bevarelse af arkivdokumentation i en bestemt periode.Opbevaringsperioden er foreskrevet ved lov og er i overensstemmelse med statslige standarder.For at sikre integriteten af ​​papirdokumentation bruges metal brandsikre pengeskabe og skabe.

Om nødvendigt overføres dataene fra dokumenterne til Den Russiske Føderations statsstatistiske udvalg.Automation, digitalisering af papircirkulation er en af ​​de foretrukne måder til at optimere processen med at styre statens arbejde.I dag er det meste af rapporteringen ikke papir